把活動(dòng)正式開始之前的時(shí)期，都稱之為活動(dòng)前。具體又分為籌備期和執(zhí)行期。其中籌備期是指對(duì)活動(dòng)策劃、構(gòu)想階段；執(zhí)行期則是確定好活動(dòng)主題后，去不斷推進(jìn)活動(dòng)進(jìn)程。
1、策劃案
想做活動(dòng)，策劃案要先行。一份完整的活動(dòng)策劃案，應(yīng)該包括以下幾點(diǎn)：
包含了這些要素的策劃案，能讓領(lǐng)導(dǎo)明白你要做一場(chǎng)什么樣的活動(dòng)，活動(dòng)的目的是什么，活動(dòng)效果是怎樣的。
而其中，比較重要的是活動(dòng)目的。活動(dòng)目的，不外乎名與利兩種。設(shè)定好活動(dòng)目的后，要根據(jù)活動(dòng)目標(biāo)去設(shè)定和判斷本次活動(dòng)的預(yù)期效果、活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。這有利于你更好地去把控整場(chǎng)活動(dòng)。
2、時(shí)間進(jìn)度表
如果你提交的策劃案被上級(jí)同意了，我的建議不是立刻擼起袖子加油干，而是先去列一份活動(dòng)時(shí)間進(jìn)度表。
從我和一些活動(dòng)運(yùn)營(yíng)的溝通來看，很多人反映最后的活動(dòng)效果不是很理想，原因就在于活動(dòng)的時(shí)間節(jié)奏沒有把握好。節(jié)奏一亂，活動(dòng)也亂了。
我的經(jīng)驗(yàn)是列一個(gè)時(shí)間進(jìn)度表，規(guī)定每段時(shí)間內(nèi)要做些什么，由誰(shuí)負(fù)責(zé)，deadline前必須把東西給到。保證全員配合默契，井井有條。具體如下圖。
執(zhí)行起來也很簡(jiǎn)單。主負(fù)責(zé)人按這些要素制作一個(gè)Excel表格（或者是teambition等可以進(jìn)行線上協(xié)作辦公的軟件）給到所有人，大家按時(shí)記錄和匯報(bào)即可。
3、招商PPT
對(duì)于線下活動(dòng)來說，不花錢是不可能的。因此，活動(dòng)前期需要準(zhǔn)備好招商PPT，來以此獲得更多的資金支持，減少自己的活動(dòng)成本。
一份完美的招商PPT，顏值在線自不必說。其次是要保證內(nèi)容，簡(jiǎn)而言之，你要給你的招商對(duì)象看到以下內(nèi)容：這個(gè)活動(dòng)是什么，這個(gè)活動(dòng)能給你什么，你需要回饋我什么。
“我能給你什么，你能給我什么”這是商務(wù)合作的基礎(chǔ)和前提，不能匹配的合作都是在耍流氓。
當(dāng)然，在做商務(wù)合作時(shí)，也不一定要給錢才行。如果雙方能進(jìn)行資源置換，也是可以合作的。比如，對(duì)方免費(fèi)給你提供場(chǎng)地，你為場(chǎng)地進(jìn)行宣傳。
4、場(chǎng)地與嘉賓
對(duì)線下沙龍、會(huì)議、講座等活動(dòng)來說，場(chǎng)地和嘉賓是非常重要的?；I備期內(nèi)一定要先確定好場(chǎng)地和嘉賓，否則會(huì)非常影響活動(dòng)周期和節(jié)奏。
對(duì)于場(chǎng)地的選擇，我個(gè)人一般都會(huì)有以下幾個(gè)考慮：
價(jià)格：場(chǎng)地的價(jià)格成本一定要控制，能以資源置換的形式免費(fèi)獲得，那是最好了。如果實(shí)在不行，也要以搭載資源置換的形式去獲得較低的價(jià)格。
空間：要根據(jù)活動(dòng)預(yù)期人數(shù)選擇能夠足夠容納的場(chǎng)地。
交通：交通便利很重要，地鐵附近是首選。
設(shè)備：主要看場(chǎng)地方是否能提供音響、話筒、LED屏幕、桌椅等一些會(huì)議必備的設(shè)備。
而最終確定的場(chǎng)地，應(yīng)該是以上幾點(diǎn)因素綜合后的最佳選擇。
其次是嘉賓。如何去挑選一個(gè)合適并有影響力的人來做分享，從而吸引更多的人來報(bào)名參加活動(dòng)呢？我一般是這么操作的：
1、根據(jù)活動(dòng)主題篩選出行業(yè)內(nèi)較為出名的個(gè)人或者企業(yè)
2、利用‘六度空間分割’理論，去找到那個(gè)人
3、和嘉賓溝通，通過他的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人履歷來判斷他是否可以勝任嘉賓一角色
從我個(gè)人的角度來看，找到合適的嘉賓關(guān)鍵是看人脈資源。因此，平時(shí)可以多交朋友，多積累一些人脈資源。
活動(dòng)早期的所有細(xì)節(jié)搞定了以后，緊接著就要進(jìn)入到正式的準(zhǔn)備階段了，這個(gè)階段你需要去不斷宣傳你的活動(dòng)，盡可能吸引更多的人來報(bào)名參賽。
5、活動(dòng)文案
活動(dòng)文案，是用來吸引用戶報(bào)名的。好的活動(dòng)文案，可以吸引更多的人來報(bào)名。目前，比較流行的活動(dòng)文案主要有兩種，一種是簡(jiǎn)單粗暴版，一種是故事引入版。
簡(jiǎn)單粗暴版的文案，一般都是隨便嘮嗑幾句，然后開始介紹活動(dòng)。這種活動(dòng)文案，一般閱讀量都不太高，但勝在清晰明了，轉(zhuǎn)化率高。
還有一種文案，是偏向軟文。一般是由勵(lì)志故事、心靈雞湯或者是干貨引入，結(jié)尾再猝不及防給你個(gè)活動(dòng)報(bào)名海報(bào)。這類文案比較適合在合作推廣的平臺(tái)上發(fā)布。
但不管用這兩種文案里的哪一個(gè)，一篇活動(dòng)文案都要包含以下幾個(gè)活動(dòng)內(nèi)容：
多說一句，如果你是在第三方報(bào)名平臺(tái)上進(jìn)行統(tǒng)一報(bào)名的話，比如互動(dòng)吧和活動(dòng)行，建議要提前在報(bào)名平臺(tái)上發(fā)布活動(dòng)。因?yàn)槠脚_(tái)還要對(duì)活動(dòng)進(jìn)行審核，活動(dòng)報(bào)名鏈接要在審核后才能拿到。
6、活動(dòng)物料
一場(chǎng)沙龍活動(dòng)，所需的物料其實(shí)很多，基本上各個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)時(shí)期內(nèi)都需要做圖制作物料。大致如下圖。
我一般會(huì)根據(jù)活動(dòng)類型和團(tuán)隊(duì)規(guī)模來做出物料刪減和擴(kuò)充。必不可少的是活動(dòng)海報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)易拉寶以及邀請(qǐng)函。
在這塊兒，建議運(yùn)營(yíng)們掌握一些做圖、制圖的能力，當(dāng)團(tuán)隊(duì)里沒有設(shè)計(jì)師或者設(shè)計(jì)師很忙的時(shí)候，你也可以自己上陣，不至于被打亂時(shí)間節(jié)奏。
7、活動(dòng)報(bào)名與用戶維護(hù)
活動(dòng)一旦開始，接受用戶報(bào)名后，這個(gè)時(shí)候就要做用戶維護(hù)了，這樣做一是你可以對(duì)來參加活動(dòng)的用戶做到比較了解，二是可以讓到場(chǎng)率變得高一些。
現(xiàn)在比較普遍的用戶維護(hù)方式，是將所有用戶拉進(jìn)微信群里。
但你若是走統(tǒng)一報(bào)名平臺(tái)的話，即使你留了微信號(hào)，也不一定能保證所有報(bào)名的人都會(huì)來加你微信。這個(gè)時(shí)候，你可以通過發(fā)短信、打電話、讓報(bào)名者邀請(qǐng)（因?yàn)橛袝r(shí)是大家組團(tuán)報(bào)名）等方式把用戶拉進(jìn)群里。
8、活動(dòng)宣傳與推廣
整個(gè)活動(dòng)，有兩大塊最重要，一塊是現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行，另一塊就是宣傳推廣。
宣傳推廣有兩個(gè)大作用，一是吸引更多的人報(bào)名參加活動(dòng)，另一個(gè)是讓行業(yè)內(nèi)注意到你辦了一場(chǎng)不錯(cuò)的活動(dòng)，提高知名度。
宣傳推廣一般從可以從以下幾個(gè)角度出發(fā)：
（點(diǎn)擊查看大圖）
其中，需要作出說明的是：
外聯(lián)媒體平臺(tái)宣傳：這一塊就需要活動(dòng)負(fù)責(zé)人和執(zhí)行人去聯(lián)系了，選擇一些和自家活動(dòng)主題類似的媒體平臺(tái)進(jìn)行宣傳。這種合作，以資源置換為最優(yōu)合作方式。像活動(dòng)平臺(tái)的宣傳，也是一樣，需要去主動(dòng)聯(lián)系。但活動(dòng)平臺(tái)一般收費(fèi)比較多。
行業(yè)好友宣傳：建議選行業(yè)內(nèi)有些影響力和話語(yǔ)權(quán)的好友。
報(bào)名用戶宣傳：一般來說，用戶的社交圈子是比較一致的，讓報(bào)名用戶幫忙宣傳的話，可以撬動(dòng)更多對(duì)活動(dòng)感興趣的人。但這最好是以優(yōu)惠的方式，比如減免報(bào)名費(fèi)。
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